¿Qué son los 5 porqués y para qué sirven?
Cinco porqués es el nombre de una estrategia de idenficación de problemas que consiste en plantearse la pregunta ¿por qué? hasta encontrar la causa raíz de un problema. La respuesta al primer “¿por qué?” va a generar otro “¿por qué?”, y así sucesivamente. Por este motivo se conoce a esta metodología como los cinco porqués. Se trata de una técnica bastante sencilla y que se puede adoptar para resolver casi cualquier problema, pero NO para encontrar culpables.
Durante el proceso de determinación de la causa raíz, el equipo de trabajo conocerá las causas directas e indirectas del problema para poder elaborar e implementar un plan de acción correctivo y una estrategia de gestión de riesgos. ¿Deseas aprender más?
En este artículo trataremos los siguientes temas:
- Quién creó los 5 porqués.
- Qué pasos seguir para hacer un análisis de 5 por qué.
- Ejemplo de análisis de causa raíz.
- Conoce los beneficios de utilizar las herramientas digitales de Lumiform.
¿Quién creó los 5 porqués?
La técnica fue ideada por Taiichi Ohno, ingeniero industrial japonés conocido por diseñar el famoso sistema de producción de Toyota Motor Corporation, que evolucionó las metodologías de fabricación, basándose en la eliminación completa de todos los residuos.
Taiichi Ohno describió a esta técnica como base del enfoque científico de Toyota. Tal ha sido el éxito, que esta metodología se utiliza dentro de la metodología Kaizen y Seis Sigma.
«Mejora las cosas poco a poco. Asegúrate de que el proceso que ha causado problemas por la mañana no los causará por la tarde.
La forma de aumentar la productividad es reconocer los problemas en el momento en el que ocurren y realizar las mejoras necesarias para que no vuelvan a ocurrir.»
Taiichi Ohno
¿Qué pasos seguir para hacer un análisis de 5 por qué?
La implementación del método 5 Por qué es mucho más efectivo cuando se hace en equipo. De esta forma, es mucho más fácil identificar la causa raíz y tomar en cuenta varias ideas y opiniones.
Sigue los siguientes 5 pasos para realizar un exitoso análisis de la causa raíz de un problema:
1. Define el problema tan claramente como sea posible
Con tu equipo de trabajo, recopila toda la información y las evidencias necesarias para hacer juicios objetivos. Mantén los objetivos claros y a todos siempre bien informados. Esto es posible con un informe de estatus de proyectos, al que todos puedan acceder para mantener la buena comunicación y coordinación. Dependiendo del tipo de problema, es recomendable realizar una auditoría interna con el fin de evaluar y entender a cabalidad un proceso o un análisis de debilidades.
2. Enfócate en la relación causa-efecto
Guíate en la relación causa-efecto cuando preguntes a tu equipo el primer por qué. Suena simple pero no es fácil. Es importante distinguir entre la causa raíz de un problema y el síntoma de este problema. La respuesta a la pregunta exige que tu equipo determine lo que realmente sucedió, y no realicen estimaciones subjetivas o sin fundamentos. ¿Por qué ocurrió este evento? ¿Por qué ocurre este problema? ¿Por qué no llegamos a ese resultado?
Plantea cuantos ¿por qués? sean necesarios hasta llegar a la causa raíz. Si no llegas a una respuesta, quizás necesites incluir a más miembros de la organización. Si este es el caso, te recomendamos involucrar a todo el personal, de todos los niveles implementando una auditoría de procesos por capas.
3. Pon mayor énfasis en el trabajo en equipo
Una vez que se haya encontrado la causa raíz, debes idear una solución y planificar la aplicación de las acciones correctivas. Para ello, debe asegurar la constancia en el tiempo. Por lo general, los problemas no se solucionan con la ejecución de una sola acción. Se requiere de un control estricto de debida diligencia. De esta manera, te aseguras de contar con un flujo de trabajo controlado y eficiente.
4. Implementa contramedidas
Si la causa del problema ha sido identificada, el objetivo debe ser eliminar la causa de forma permanente mediante un sistema de gestión de mejora de procesos. El método Seis Sigma puede ser el método indicado para ayudarte a optimizar los procesos dentro de tu organización, ya que se enfoca en la resolución de problemas y en la eliminación de errores y defectos.
Recuerda que, para la implementación de soluciones, debes gestionar plazos y establecer responsabilidades. Ambas deben ser muy claramente determinadas dentro del equipo.
5. Comprueba si la solución ha resuelto el problema
Después de la implementación de las contramedidas, comprueba si estas fueron existosas o si el problema se ha vuelto a producir. Puede ser necesario investigar de nuevo la causa, por lo que será muy útil contar con una plantilla digital de 5 porqués para poder coordinar fácilmente con tu equipo.
Ejemplo de análisis de las 5 porqués.
Para saber cómo se hace un análisis de causa raíz te exponemos uno de los casos de éxito más conocidos, el problema de mantenimiento del monumento a Abraham Lincoln en Washington, D.C., que se estaba deteriorando más rápido que los demás monumentos. La implementación del método se realizó de la siguiente manera:
1. ¿Por qué se deteriora este monumeto más rápido que los otros? Porque se limpia con más frecuencia que los demás monumentos.
2. ¿Por qué? Porque se encontraban más deposiciones de pájaros sobre el monumento.
3. ¿Por qué? La población de gorriones era más numerosa alrededor del monumento.
4. ¿Por qué? Los gorriones encuentran en este sector mayor cantidad de su comida preferida: los ácaros.
5. ¿Por qué? La iluminación utilizada facilita la reproducción de ácaros.
De esta forma se llegó a la conclusión que se debía cambiar la iluminación del monumento a Lincoln.
Como se puede notar, la principal ventaja del método de los cinco porqués es que este actúa sobre la causa raíz de un problema, evitando que este pueda volver a ocurrir. Además, al implementar el denominado método en la organización es posible profundizar en las cualidades y complejidades del problema de manera sencilla, promoviendo el trabajo en equipo y aumentando la participación e ideación de soluciones.
Por ello, se recomienda que el método incluya a las personas que tengan conocimiento del problema estudiado. Algunas organizaciones implementan el Gemba Walk para observar y entrevistar a los empleados sobre sus tareas con el fin de identificar mejoras y soluciones.
¿Por qué es recomendable utilizar herramientas digitales para implementar esta metodología?
Las listas de control digitales te permiten verificar la causa raíz de los problemas de manera organizada y simple. Las no conformidades y sus causas pueden ser fácilmente identificadas y comunicadas de inmediato. También puedes planear e implementar acciones correctivas efectivamente en coordinación con tu equipo de trabajo.
El software y app móvil de Lumiform te permiten realizar y documentar análisis de problemas de manera diligente desde tu smartphone, tablet u ordenador. La app de Lumiform te va guiando paso por paso para que no omitas revisar ningún criterio. Nuestras plantillas digitales de 5 porqués son aplicables a diferentes áreas. No cabe duda que el uso de estas herramientas digitales te ahorrará tiempo y dinero.
Estos son los beneficios de digitalizar tus listas de control y procedimientos internos con Lumiform:
- Acceso a datos generados en tiempo real sobre los procesos. Esto hace que la calidad y la seguridad se puedan medir por primera vez y que se puedan utilizar los datos para mejorar continuamente los procesos.
- Una visión general de todo lo que está sucediendo en las distintas localizaciones.
- Acceso a informes que se generan automáticamente tras el uso de las plantillas digitales.
- Aumento de la eficiencia de los procesos internos: los incidentes se resuelven hasta 4 veces más rápido que antes a través de una comunicación más eficiente dentro del equipo o con terceros.
- Ahorro de tiempo con un análisis automático de todos los datos y una identificación más rápida de las áreas que necesitan tu atención.
- La herramienta para crear formularios de Lumiform te ayuda digitalizar tus listas en papel en un par de clics y personizarla según tus necesidades.
- El software de Lumiform es muy fácil de usar, sin margen de error para los empleados.
- La app te permite completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados en papel o en Excel. Por ello, los controles se completan aproximadamente un 30% – 50% más rápido.
Prueba Lumiform gratis
